organizando que es gerundio

En la oficina nos han instalado una nueva versión de correo electrónico, y ademas de ser mas eficaz a la hora de comunicarnos entre nosotros y con proveedores y clientes, viene con un montonazo de posibilidades para organizarnos y ser mas eficaces a la hora de planificar nuestras tareas.
Esto me ha recordado algo que leí hace tiempo sobre planificación.

GTD (getting things done), dicese del método de gestión de actividades, o lo que viene a ser organizarse y planificarse.
Hay quienes tiran de agenda, que la estrenan con gran entusiasmo pero que a medida que pasan los días se les va olvidando apuntar e incluso revisar lo apuntado, luego están las que utilizan el móvil y las alarmas para recordarse constantemente que tareas tiene pendientes, las que se lo anotan en cuadernos o post its...
Lo que si tengo claro es que la mayoría de la gente por una u otra razón tiende a necesitar de alguna manera ayuda para planificar su día a día.

El método GTD dice que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar especifico. De este modo no necesita recordar constantemente lo que hay que hacer sino y se puede concentrar en realizar sus tareas.

Esto es útil para ciertas personas, hay quien no lo necesita y se "gestiona su tiempo" a a su manera. Como todo, cada método tendrá sus retractores y sus defensores.

GTD se centra en crear la lista de tareas pendientes para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas, una lista de recados a hacer en la ciudad, una lista de cosas que hacer en casa,
Y si la tareas se puede hacer en menos de 2 minutos, ni te molestes en apuntarla, hazla.


Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything ("Preparado para cualquier cosa"):

«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»

Todo se reduce a 5 puntos:

• Recopilar.

Todo lo que debemos de recordar lo "sacamos" de nuestra mente, y lo recopilamos en uno de los "cestos" que tenemos para recopilar tareas, ya sean libretas, agendas, móviles, pdas o correos electrónicos. Estos cestos deberían vaciarse semanalmente.

• Procesar.

Una vez que tengamos todo en el "cesto" debemos seguir el orden, primero lo primero, es decir, empezar por el principio, no hacer mas de una cosa a la vez (si, somos capaces, pero no es necesario), si sacamos algo del cesto y lo empezamos, lo acabamos,  no lo volvemos a meter, si no esta en nuestras manos, delegamos, y si no podemos delegar, informamos para que se encargue quien corresponda.

• Organizar.

Todo lo del cesto lo podemos dividir en varios grupos, el de acciones próximas, el de los proyectos, el de en espera y el de algún día.
También es muy útil tener un calendario, para hacer seguimiento de las citas y compromisos que se deben hacer obligatoriamente en un plazo especifico. 

La clave esta en el sistema de recordatorio. Que sea fácil y simple de recordar. Y único, no podemos cada día utilizar un sistema diferente (hoy la agenda, mañana el post it , y pasado el móvil)

• Revisar.

Las listas deberíamos revisarlas diariamente. Y decidir cual de las tareas apuntadas es mas importante y debemos llevarla a cabo en ese preciso momento y cual a lo largo del día. Quizás te venza la vaguería y te inclines por gestionar las fáciles y las difíciles se queden siempre sin hacer, en ese caso deberíamos seguir el orden que nos hemos impuesto. Tal y como las anotamos en la primera parte, la de procesar.
Lo correcto seria que el cesto lo vaciemos todas las semanas, para que este siempre actualizado.

•  Hacer.

Ahora lo que nos falta es hacerlas, porque si nos pasamos el día organizando y no las ejecutamos, mal andamos.Al principio igual nos cuesta mas organizarnos pero poco a poco seguro que nuestro día a día lo hemos simplificado y mucho.

Yo reconozco que soy de las que me gusta organizarme, pero que cambio el método todas las semanas, no por nada, sino que según sople el viento, norte o sur, uso mas la agenda, o el móvil, pero siempre tengo recordatorios de los pendientes.
Tanto en la oficina como en mi txoko nualan suelo tener planificadores impresos súper chulos que nos podemos descargar de infinidad de webs y blogs.

Estos planificadores, son semanales, es decir, un corto periodo de tiempo, que como nos aconsejan en el método GTD, seria suficiente. Cuando llegas al viernes, lo que no has podido hacer por diferentes causas lo sacas del "cesto" y lo planificas en el "cesto" de la semana siguiente.
A ver que os parecen. Hay un poco de todo....

 

 

 

 

 

 

Pinchad en la imagen y os llevará a la web de la creadora para descargarte la plantilla.

Y sobre todo, ¿Vosotras como os organizáis, o planificáis vuestra semana?